Die Auswärtige Presse e.V.

Ein Statement der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V.

Das furchtbare Ende der Loveparade in Duisburg macht betroffen, wütend und stimmt nachdenklich. Es stellen sich viele Fragen: Wer hat geplant, wer genehmigt, wer kontrolliert? Wie können solche schrecklichen Unglücke im Rahmen von Veranstaltungen vermieden werden? Wann sind Massenveranstaltungen zu groß, um noch gesteuert und gelenkt werden zu können? Uns Deutschen haftet ja das Etikett “Perfektionisten” und “Gründlichkeitsfanatiker” an. Aber offenbar haben andere Interessen bei den Planungen der Loveparade die Oberhand behalten. Aktuell untersucht die Staatsanwaltschaft, wer genau wann welches Versäumnis im Planungs- und Genehmigungsverfahren begangen hat.

Für jede normale Veranstaltung, wie z.B. eine Messe oder ein Kongress müssen diverse Auflagen erfüllt werden, die im Versammlungsstättengesetz geregelt sind. Bei sogenannten besonderen Locations müssen in der Regel für jede einzelne Veranstaltung genaue Nutzungskonzepte erstellt, eingereicht und genehmigt werden, weil diese Gebäude oder Gelände oftmals nicht den amtlichen Status einer Versammlungsstätte haben. Also gilt es hier im Einzelfall, die geplanten Auf- und Einbauten von Messe- oder Verkaufsständen, die Bestuhlung, geplante Ein- und Ausgänge sowie Fluchtwege, die geplanten Besucherzahlen etc. anzugeben.

Es erfolgt eine Bauabnahme, bei der Vermieter, Veranstalter, der technische Leiter, der Vertreter der Sicherheit (z.B. Wachschutzunternehmen, Brandsicherheitsdienst) und der namentlich benannte Veranstaltungsleiter gemeinsam mit dem Vertreter der Genehmigungsbehörde einen Rundgang durch das komplette Veranstaltungsgelände machen. Eventuelle Hinweise oder Rügen werden schriftlich dokumentiert und müssen u.U. bis zum Beginn der Veranstaltung beseitigt werden oder durch zusätzliche Maßnahmen abgesichert werden. Das alles ist zeit- und kostenaufwändig, dient aber letztlich der Sicherheit und stellt eine präventive Maßnahme dar. Hierdurch soll Leib und Leben geschützt werden.

Alleine zur Nutzung des ehemaligen Flughafens Berlin Tempelhof für eine Großveranstaltung weist das Infoheft der für die Vermietung zuständigen städtischen Immobilienmanagement GmbH BIM  die Kontaktdaten von 18 unterschiedlichen Behörden und Ämtern aus.
Veranstaltungs-Organisation durch Laien?

In vielen Firmen ist es üblich, dass Veranstaltungen, also Kunden- oder Mitarbeiterevents, von Sekretärinnen, Mitarbeitern der Marketingabteilung oder Praktikanten geplant und organisiert werden. Das ist sogar verständlich, sind es in der Regel willkommene Abwechslungen im beruflichen Alltag. In größeren Firmen gibt es eigene Event-Abteilungen, teilweise werden Reisestellen (Travel-Management) und der Einkauf mit der Auftragsvergabe und damit stellenweise auch mit der Umsetzung beauftragt. Auch in den professionellen Betrieben der Veranstaltungsbranche, also Kongresshallen oder Seminarzentren haben ambitionierte Quereinsteiger jahrelang die Veranstaltungen betreut. Dabei wurde, da müssen wir ganz ehrlich sein, das “Learning by doing” praktiziert. Es wurde ein persönlicher Erfahrungsschatz aus diversen Veranstaltungen aufgebaut, bis man ein “alter Hase” wurde, der schon so ziemlich alles erlebt hat.

Mittlerweile ändert sich aber der Veranstaltungsbereich gewaltig. Es gibt Ausbildungsgänge zum Veranstaltungskaufmann, IHK-Veranstaltungsfachwirt, Studiengänge zum Messe-, Kongress- und Eventmanagement. Die jungen Kollegen beginnen ihren Berufseinstieg mit großem theoretischen Wissen, sind also fundiert ausgebildete Spezialisten.

Veranstaltungen als wichtiger Wirtschaftsfaktor
In der breiten Öffentlichkeit ist die Veranstaltungsbranche aber überhaupt nicht als eigener Wirtschaftszweig präsent. Landläufig herrscht der Eindruck vor, ein Event umfasse ein breites Spektrum wie Parties, Konzerte, Beachvolleyball-Meisterschaften, Sport-Events wie Marathonläufe, Public Events wie Fanmeilen und Volksfeste, Fachveranstaltungen wie Kongresse, Tagungen und Messen. Im internationalen Sprachraum hat sich die Abkürzung MICE oder Meetings Industry festgesetzt, damit sind Tagungen (Meetings), Incentives (Mitarbeiter- oder Firmenfeiern), Conventions (Messen, Kongresse und Konferenzen) sowie Events im allgemeinen gemeint. Alleine die Tagungs- und Kongressbranche hat im Jahr 2009 in Deutschland ein Umsatzvolumen von 61,4 Mrd. ? erzielt. Das sichert über 1 Mio. Arbeitsplätze in Hotels, Kongress- und Messezentren, Veranstaltungsagenturen und touristischen Dienstleistungsunternehmen. Dabei werden etwa zwei Drittel der etwa 2 Millionen Veranstaltungen durch die private Wirtschaft initiiert und ein Drittel durch Verbände, Vereine, Institutionen und die öffentliche Hand. (Quelle: Der Tagungs- und Kongressmarkt in Deutschland 2009, ghh consult Wiesbaden)

Appell für Professionalität

Veranstaltungen, Tagungen und Kongresse sind komplexe Gesamtkunstwerke, bei denen zahlreiche Fäden und Einzelelemente zu einem großen Ganzen zusammen gefügt werden. Die Planungs- und Vorbereitungszeit dauert oft mehrere Monate, manchmal Jahre an. Themen- und Referentenauswahl, Teilnehmerregistrierung, Koordinierung von Technik, Catering, Transferen, Rahmenprogramm, Budgetierung und Abrechnung mit mehreren hundert oder tausend Beteiligten, all dies ist eine diffizile detailgenaue Aufgabenstellung, die am besten Profis überlassen werden sollte. Bei körperlichen Beschwerden führt einen der Weg ja auch zum Arzt und das Auto wird zur Inspektion in die Fachwerkstatt gebracht. Umso mehr verwundert es, dass z.B. öffentliche Aufträge für Kongresse an Werbe-, Kommunikations- oder PR-Agenturen vergeben werden. Bei den Ausschreibungen ist in der Regel eine besondere fachliche Qualifizierung nicht erforderlich. Statt einem Professional Congress Organiser (PCO) diesen Auftrag zu erteilen, erhalten namhafte Werber sehr häufig den Zuschlag, die wahrscheinlich mit wortgewaltigen Auftritten den Pitch für sich gewonnen haben. In diesem Zusammenhang fordert Gerhard Bleile, 1. Vorsitzender der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsagenturen: “Veranstaltungsprofis sollten in die jetzt gebildeten Arbeitsgruppen auf Bundes- und landesebene einbezogen werden!”

Die Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren setzt sich dafür ein, dass professionelle Standards in der Meeting- und Veranstaltungsindustrie entwickelt und durchgesetzt werden. Mit über 690 Mitgliedern ist sie die stärkste nationale Interessenvertretung der Branche. Die Vereinigung bietet diverse Fort- und Weiterbildungsprogramme, Qualifizierungen und Zertifizierungen sowie Informationen aus erster Hand an. Ein Expertenpool aus Fachleuten verschiedener Sparten rundet das Angebot ab.

Till Runte, Vorstandskollege von Gerhard Bleile, schlägt den Aufbau einer bundesweiten Datenbank für Großveranstaltungen vor, damit sich Ausrichtungspartner wie Städte und Kommunen ein objektives Bild über die Kennzahlen und Historie verschaffen können. “Was es für den Messebereich mit der AUMA-Messedatenbank und im internationalen Bereich für große Verbandskongresse über die ICCA gibt, das existiert in Deutschland noch nicht für Konferenzen und größere Events. Jeder recherchiert für sich und stochert ein wenig im Nebel, valide und belastbare Angaben gibt es bisher nicht”, so Runte.

Die Tragödie von Duisburg ist ein trauriges Indiz dafür, dass Veranstaltungen gemeinhin als schnell mal eben mitorganisiert abgetan werden. Dabei haben die Planer eine hohe Sorgfaltspflicht zu beachten und tragen eine große Verantwortung. Vielleicht stuft nun der ein oder andere Manager oder Geschäftsführer die Veranstaltungsorganisation neu ein und bringt seinen Mitarbeitern eine andere Wertschätzung entgegen. Vielleicht denken öffentliche Auftraggeber bei ihren Ausschreibungen daran, dass es spezialisierte Veranstaltungsagenturen gibt und dieses Know-how ein größeres Gewicht erhält. Und vielleicht ist es den Veranstaltungsplanern in Firmen und Agenturen eine Mahnung, das eigene Denken und Handeln erneut auf den Prüfstand zu stellen.

Quelle: www.tourism-insider.com